Cadru legislativ privind arhivarea si eliminarea documentelor financiar-contabile

Documentele justificative, a listarilor contabile si a celorlalte documente, se pastreaza conform legii la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

“(C)Pastrarea si arhivarea registrelor da contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile

  1. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

 

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Se pastreaza pentru 5 ani urmatoarele:

  1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A
    2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
    3. Bon de consum 14-3-4A
    4. Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
    5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA
    6. Dispozitie de livrare 14-3-5A
    7. Fisa de magazie 14-3-8
    8. Lista de inventariere 14-3-12
    9. Lista de inventariere 14-3-12/b
    10.Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a
    11. Chitanta 14-4-1
    12. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a
    13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4
    14. Borderou de achizitie 14-4-13
    15.Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b
    16. Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14
    17. Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4
    18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) 14-5-4/a
    19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5
    20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) 14-5-5/a
    21. Nota de debitare-creditare 14-6-1A
    22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse 14-6-22
    23. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) 14-6-22/a
    24. Decizie de imputare 14-8-2
    25. Angajament de plata 14-8-2/a

 

Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
-documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
– gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei”.

Avand in vedere cele de mai sus, putem stabili urmatoarele termene de arhivare, in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:

  • facturi clienti – 10 ani (daca vorbim de cel de-al treilea exemplar al facturii, acesta nu mai este obligatoriu si deci poate fi eliminat)
  • facturi furnizori – 10 ani, cu exceptia documentelor care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (acestea se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora)
  • chitante, monetare– 5 ani.

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

In concluzie, modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar contabile al caror termen de pastrare a expirat, este cea prevazuta in procedurile proprii ale entitatii. In principiu, se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate.

Sursa: https://www.fiscalitatea.ro/arhivare-si-eliminare-documente-financiar-contabile-20284/?fbclid=IwAR1sI-z7ZjerWoCiqDvapJgZNxGqtlJ_BGEDY34axE6Hd02HoZuJ_k8lfAA

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *